A gestão de facilities é um tema de crescente importância para empreendedores que buscam melhorar a eficiência operacional e reduzir custos. Mas afinal, o que são facilities e como esses serviços podem ajudar o seu negócio a crescer? Se você é dono de uma pequena ou média empresa e deseja entender melhor como otimizar suas operações, esse guia é para você.
Facilities: O Que São e Como Podem Melhorar a Eficiência da Sua Empresa
Facilities, de forma simples, são serviços que apoiam o funcionamento contínuo de uma organização. Eles englobam desde a manutenção predial, segurança, limpeza até a gestão de energia e tecnologia. São atividades que, apesar de não estarem diretamente ligadas ao “core business” da empresa, são essenciais para garantir que tudo funcione de maneira eficiente e econômica.
Os serviços de facilities são essenciais para o funcionamento eficiente de qualquer organização, e podem ser definidos como a gestão de infraestruturas e serviços de suporte, como manutenção, segurança e limpeza. Esses serviços não estão diretamente relacionados à atividade principal de uma empresa, mas são fundamentais para garantir que as operações do dia a dia ocorram sem interrupções.
Em outras palavras, abrangem um conjunto de tarefas que facilitam o funcionamento cotidiano de uma organização, permitindo que os gestores e colaboradores se concentrem nas atividades estratégicas. Esses serviços podem ser realizados internamente ou por meio de terceirização, o que, em muitos casos, traz economia de recursos e melhoria na qualidade.
Vamos explorar mais profundamente o que são, seus principais serviços, e como sua gestão pode impactar positivamente as empresas.
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Por que Facilities São Importantes para Empreendedores?
Facilities são importantes porque permitem que o empreendedor concentre seus esforços no crescimento do seu negócio principal, enquanto as operações de suporte ficam sob cuidados especializados.
Imagine que você administra uma rede de lojas de roupas. Se os serviços de limpeza, segurança e manutenção das suas unidades não forem bem gerenciados, seus clientes podem ter uma experiência ruim, impactando diretamente suas vendas. No entanto, se você implementar uma gestão eficiente, esses problemas são minimizados.
Aqui estão os principais benefícios que os serviços de facilities podem trazer para o seu negócio:
- Economia de Tempo: Ao delegar a gestão de serviços como manutenção e segurança, você pode focar em estratégias de crescimento.
- Redução de Custos: Serviços bem gerenciados otimizam o uso de recursos, evitando desperdícios.
- Eficiência Operacional: Tudo funcionando corretamente gera um ambiente mais produtivo e profissional para seus colaboradores e clientes.
Um exemplo prático é a utilização de terceirização de facilities para a manutenção predial. Ao invés de manter uma equipe própria para cuidar de reparos e manutenção, muitas empresas optam por contratar empresas especializadas. Isso não só reduz custos, como também melhora a qualidade do serviço prestado.
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O Que São Facilities?
Os facilities podem ser entendidos como serviços que suportam a infraestrutura de uma empresa, facilitando o funcionamento do ambiente de trabalho sem interferir nas operações principais. Isso inclui limpeza, segurança, manutenção, serviços administrativos e muito mais. Embora não façam parte diretamente da atividade-fim de uma organização, são indispensáveis para o bom andamento das operações.
De acordo com a ISO (International Organization for Standardization), facilities management é a função organizacional que integra pessoas, espaços e processos com o objetivo de melhorar a qualidade de vida dos ocupantes e aumentar a produtividade da empresa. Portanto, se relacionam à gestão de tudo que envolve o espaço físico e sua funcionalidade.
Por exemplo, em um escritório, os serviços garantem que os espaços estejam limpos, que o ar-condicionado esteja funcionando, que os sistemas de segurança estejam operando corretamente e que todos os equipamentos essenciais estejam em perfeito estado. Isso gera um ambiente de trabalho mais confortável e seguro, o que impacta diretamente na satisfação dos colaboradores e na produtividade.
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Principais Áreas de Gestão de Facilities
Para empreendedores que desejam implementar a gestão de facilities em suas empresas, é essencial entender quais são as áreas mais impactantes:
Manutenção Predial
Inclui reparos em infraestrutura, manutenção de sistemas elétricos e hidráulicos, além de outros serviços essenciais para o funcionamento do espaço físico. Por exemplo, a Tecnisa destaca a importância de uma manutenção predial preventiva, que pode evitar problemas maiores e custos mais altos no futuro.
Segurança
Seja por meio de vigilância física ou de sistemas eletrônicos, a segurança é crucial para proteger tanto os funcionários quanto os bens da empresa. Imagine que sua loja de e-commerce armazena uma grande quantidade de produtos em um galpão. Garantir que esse local seja seguro, com câmeras e sistemas de monitoramento, é uma responsabilidade dos facilities.
Limpeza e Conservação
Manter um ambiente de trabalho limpo e bem cuidado é essencial para a saúde e a moral dos funcionários. Empresas de diferentes segmentos, desde escritórios a fábricas, precisam de serviços de limpeza que garantam um ambiente adequado.
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Tecnologia e Infraestrutura
A gestão de sistemas de TI e outros recursos tecnológicos também faz parte da gestão de facilities. Em uma startup, por exemplo, garantir que todos os equipamentos de TI estejam operacionais é crucial para o funcionamento da empresa.
Essas áreas, quando bem geridas, podem transformar a forma como sua empresa opera. Além disso, a terceirização dessas funções pode proporcionar maior flexibilidade e custo-benefício.
Terceirização de Serviços de Facilities
A terceirização de facilities tem se tornado uma solução eficiente para muitas empresas. Isso ocorre porque empresas especializadas em facilities podem oferecer expertise e economia em áreas como manutenção e limpeza. A terceirização permite que a organização se concentre em suas atividades principais enquanto confia a gestão das atividades secundárias a profissionais qualificados.
Ao contratar uma empresa, é possível integrar diversos serviços de forma organizada e eficiente, reduzindo custos e melhorando a qualidade. Por exemplo, uma empresa que terceiriza a manutenção predial pode evitar falhas e problemas de última hora, além de garantir que as manutenções preventivas sejam realizadas de forma regular, evitando gastos inesperados.
Um exemplo prático é uma fábrica que, ao terceirizar a manutenção de seus equipamentos para uma empresa especializada, conseguiu reduzir significativamente o tempo de inatividade das máquinas, impactando positivamente a produtividade.
Quando e Por que Investir em Serviços de Facilities?
Muitos empreendedores podem se perguntar qual é o momento certo para começar a investir em facilities. Se você sente que está perdendo muito tempo lidando com problemas de manutenção ou logística, pode ser a hora de considerar essa opção. Aqui estão alguns sinais que indicam que a sua empresa pode se beneficiar da gestão de facilities:
Crescimento acelerado
Se a sua empresa está crescendo rapidamente e você precisa otimizar a operação.
Falta de expertise interna
Se a sua equipe não possui conhecimentos especializados em áreas como manutenção e segurança.
Necessidade de reduzir custos
Se você percebe que os custos operacionais estão muito altos e precisa de soluções mais econômicas.
Por exemplo, uma pequena fábrica de alimentos que começou a crescer rapidamente decidiu terceirizar a manutenção de suas máquinas para uma empresa especializada em facilities. Com essa mudança, a fábrica conseguiu reduzir o tempo de inatividade das máquinas e melhorar sua produção, o que aumentou a receita.
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A Importância da Gestão de Facilities
A gestão de facilities é fundamental para o funcionamento adequado de qualquer organização. Ela é responsável por coordenar e supervisionar serviços como manutenção predial, limpeza, segurança e controle de acesso, garantindo que o ambiente de trabalho esteja sempre em perfeitas condições para o desenvolvimento das atividades empresariais.
Um dos principais objetivos da gestão de facilities é garantir a eficiência e a segurança do ambiente físico. Isso inclui desde o planejamento estratégico até a execução das tarefas diárias. Um bom gestor precisa ter conhecimento profundo da infraestrutura da organização e ser capaz de identificar as necessidades específicas de cada área.
A gestão de facilities evoluiu ao longo dos anos. Se antes estava mais relacionada à manutenção de prédios e equipamentos, hoje envolve uma gama maior de atividades, integrando pessoas, processos e tecnologias. Essa prática começou com a manutenção predial e, atualmente, está presente em praticamente todos os tipos de edifícios corporativos, grandes ou pequenos.
Lista de Empresas Conhecidas por Fornecer Serviços de Facilities
Se você está considerando investir em facilities, é importante conhecer algumas empresas que podem ajudar. A Econodata listou as 100 maiores empresas de facilities do Brasil de acordo com o faturamento.
Claro que só o faturamento da empresa não é suficiente, mas se você está em busca de um ponto de partida para iniciar a busca por um fornecedor para seu negócio, vale a pena começar pelas maiores.
Essas empresas podem oferecer desde soluções completas para grandes empresas até serviços específicos para pequenas e médias empresas.
O Profissional de Facilities
O profissional de facilities desempenha um papel essencial dentro das organizações. Ele é o responsável por garantir que todos os serviços terceirizados ou internos estejam funcionando de forma eficiente e integrada. Esse profissional cuida de diversas áreas, desde a manutenção e limpeza até a segurança e suporte tecnológico.
Entre suas atribuições, estão:
- Supervisão de serviços de limpeza, segurança e manutenção.
- Planejamento e coordenação das atividades de facilities.
- Gestão de contratos de terceirização de serviços.
- Garantir que todas as normas e regulamentações sejam cumpridas.
- Monitorar a qualidade e o desempenho dos serviços prestados.
Esse profissional deve ser organizado, possuir habilidades em gestão e ter conhecimentos técnicos sobre os sistemas e processos da empresa. Além disso, ele precisa ser ágil e discreto, garantindo que tudo funcione corretamente sem interferir no andamento das atividades principais da organização.
Por exemplo, em um hospital, o profissional de facilities é responsável por garantir que os ambientes estejam esterilizados, que os equipamentos de segurança estejam operacionais e que todos os processos internos estejam funcionando adequadamente para proporcionar um atendimento de qualidade aos pacientes.
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Benefícios de Contratar Serviços de Facilities
A contratação de serviços de facilities traz uma série de benefícios para as empresas, tais como:
- Redução de Custos: Empresas especializadas conseguem otimizar os processos e reduzir os custos operacionais.
- Melhoria na Eficiência Operacional: Com serviços especializados, as empresas podem garantir que todos os processos de suporte estejam funcionando perfeitamente, resultando em maior eficiência.
- Foco nas Atividades Principais: Ao terceirizar serviços de suporte, os gestores podem se concentrar no crescimento e desenvolvimento das atividades principais da empresa.
- Qualidade do Ambiente de Trabalho: Um ambiente bem cuidado e funcional melhora a produtividade e o bem-estar dos funcionários.
- Conformidade com Normas: A terceirização de facilities garante que a empresa esteja em conformidade com as normas de segurança e regulamentos, minimizando riscos.
Um exemplo real pode ser visto em um shopping center que contrata serviços de facilities para gerir a limpeza, a segurança e a manutenção do espaço. Com isso, a administração do shopping pode se concentrar nas estratégias de marketing e atração de clientes, enquanto garante que o ambiente físico esteja sempre em perfeitas condições.V
Conclusão
Os serviços de facilities são essenciais para o funcionamento eficiente das empresas, proporcionando um ambiente de trabalho seguro, confortável e produtivo. Desde a manutenção de instalações até a gestão de segurança e limpeza, esses serviços ajudam a garantir que tudo funcione corretamente, permitindo que os gestores se concentrem em suas atividades principais.
Investir nela é uma forma estratégica de otimizar os recursos da empresa, melhorar a produtividade e garantir o cumprimento de normas e regulamentos. Portanto, se sua empresa ainda não adotou uma gestão eficiente, agora pode ser o momento ideal para considerar essa solução.
A gestão de facilities é uma estratégia essencial para empreendedores que buscam crescer seus negócios de forma sustentável e eficiente. Desde a manutenção predial até a segurança, investir nessas áreas pode melhorar a operação da sua empresa, reduzir custos e aumentar a eficiência.
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