O plano de ação consiste em uma ferramenta para organizar as tarefas, utilizado por muitas pessoas que encontram dificuldade em planejar suas atividades. Mas você sabe como executar corretamente um plano de ação e como atingir as metas estabelecidas?
Neste artigo, você poderá compreender as melhores formas de estruturar o seu e como deixar de procrastinar e concluir, de fato, suas atividades previstas.
Antes de iniciar um, você precisa conhecer apropriadamente o que é um plano de ação. Só assim, você conseguirá consolidar um plano efetivo e conciso, capaz de atender todas as suas necessidades.
O que é um plano de ação?
O plano de ação é um documento de grande relevância no quesito planejamento estratégico de uma empresa. A partir dele, o time empresarial executará as tarefas com o objetivo de atingir resultados positivos.
Nele, deverão conter dados a respeito das atividades que precisam ser desenvolvidas para padronizar a metodologia de trabalho e criar uma rotina no funcionários que irão desempenhar as funções desejadas.
No documento, será necessário destacar pontos contendo as ações que precisam ser desenvolvidas para alcançar o objetivo esperado, descrevendo o método de execução, estipulando prazos e responsáveis e o recurso disponível para o desenvolvimento das funções.
Além disso, também é importante pensar em possíveis riscos e vantagens que seu negócio possui na área de atuação da empresa, observando os planos de contingência para evitar situações inesperadas que possam atrasar ou interromper o cronograma previsto.
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Por que adotar um plano de ação?
Agora que você entendeu o que é um plano de gestão, chegou a hora de conhecer o real valor dele e o porquê você deve ter um em sua empresa.
A partir desse plano, você conseguirá expor para a sua equipe todas as ações que precisam ser feitas para atingir determinadas metas. Dessa forma, a gestão do conhecimento se torna muito mais efetiva e ajuda a controlar o fluxo de atividades que estão e que precisam ser desenvolvidas por cada setor de seu negócio.
Com isso, trabalhadores recém chegados conseguirão acompanhar o ritmo dos demais colegas de companhia, atingindo um alto nível em seu desempenho, mesmo com pouco tempo na sua empresa.
Mas caso isso não aconteça, com um plano de ação bem feito, você conseguirá identificar as causas e fragilidades na queda de produtividade, possibilitando uma ação assertiva no foco do problema e tornando mais fácil fazer os ajustes necessários para manter um bom funcionamento.
Quais os tipos de um plano de ação e quais as metodologias de gestão?
Em geral, você pode aplicar um plano de ação em qualquer ambiente, tendo em vista que se trata de uma ferramenta prática para auxiliar no controle e otimização.
Costuma-se dividir em dois tipos: o plano de ação empresarial e o pessoal.
- Plano de ação empresarial: É adotado por corporações e empreendedores para a concretização dos objetivos empresariais. Pode ser aplicado em cenários como gestão de um projeto, gestão de orçamentos empresariais, aumento da produtividade e outros;
- Plano de ação pessoal: Do mesmo modo que o empresarial, esse tipo visa o estabelecimento de metas e objetivos a serem realizados, de forma a funcionar como um manual com passo a passo.
O que muda são as situações para as quais o plano de ação será usado:
- Planejamento e controle das finanças pessoais ou familiar;
- Preparação para uma vaga de emprego;
- Obtenção de certificados ou diploma acadêmico e outras opções.
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Modelos de gestão
Agora que você sabe que não só as empresas podem usufruir de um plano de ação, é necessário aprender como fazê-lo. Para elaborar essa ferramenta, são empregadas algumas metodologias como 5W2H, PDCA e o diagrama de Ishikawa.
Veja quais são cada uma delas e entenda como funciona:
1. Metodologia 5W2H
A Metodologia 5W2H é um instrumento que utiliza perguntas para resolver demandas que surgem tanto na vida pessoal quanto na corporativa. Por meio das respostas que você constrói, é possível definir as soluções adequadas, prevendo etapas para corrigir ou alcançar determinado tópico de atuação.
Este modelo tem esse nome por causa de suas expressões em inglês, que significam: What (O que?), Why (Por quê?), Where (Onde?), When (Quando?), Who (Quem?), How (Como?) e How Much (Quanto Custa?), que definem o nome 5W2H.
A partir destas perguntas, você irá estruturar o seu plano e se atentar a cada uma delas, definindo os responsáveis pelas ações, as funções executadas por cada um deles, os prazos para o cumprimento, os custos desejados, porque precisa ser feito, como será feito e etc.
Deste modo, fica mais fácil organizar as atividades previstas e o cumprimento de metas estabelecidas para o sucesso de sua empresa. Para facilitar a visualização dessa metodologia na prática, veja o exemplo abaixo:
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2. Ciclo PDCA
Diferente do 5W2H, que é um modelo de planejamento sólido, o PDCA se enquadra melhor como um ciclo de gestão. Ele também é baseado em expressões derivadas do inglês que são:
- Plan (Planejar);
- Do (Fazer);
- Check (Verificar ou Checar);
- Act ou adjust (Agir ou Corrigir).
Com esses quatro passos explicados, a compreensão deste ciclo fica mais simples de entender.
O primeiro passo consiste em planejar uma ação e elaborar o seu plano de atuação conforme as políticas, diretrizes e estratégias de sua instituição, estabelecendo objetivos e métodos para execução e possíveis ideias para novas tentativas.
Após finalizar o plano, você precisa executar e observar os pontos fortes e fracos que ele tem apresentado e se está atingindo o propósito que você quer.
Após fazer o que foi planejado e observar os resultados, chegou a hora de checar. Ele atingiu o que foi estabelecido e esperado? Caso a resposta seja “Não”, você passa para o último passo, que é Agir/Corrigir. Nessa etapa, você irá reparar e pensar em novas estratégias para suprir as dificuldades que seu plano vem enfrentando.
Quando fizer isso, você estará pronto para recomeçar seu plano de ação a partir dos passos PDCA novamente, até que consiga, realmente, obter os resultados esperados. Veja essa representação do ciclo PDCA:
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3. Diagrama de Ishikawa
Este diagrama, também conhecido como espinha de peixe, utiliza uma representação visual de um gráfico em formato de esqueleto de peixe. Seu principal objetivo é identificar a raiz dos problemas enfrentados pelas empresas, com intuito de facilitar a resolução destes empecilhos.
Para construir uma espinha de peixe, é preciso, primeiro, definir qual será o problema analisado. Após essa definição, você fará uma linha horizontal, formando uma seta, e escreverá seu problema central neste risco. Depois, faça alguns riscos na diagonal, paralelo a linha horizontal desenhada inicialmente, definindo as categorias das causas do do problema encontrado.
Com isso, será possível enumerar cada uma delas de acordo com a gravidade ou importância e criar uma matriz de priorização nas resoluções dos problemas encontrados. Observe como é um diagrama de Ishikawa:
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Como fazer seu plano de ações?
Fazer um plano de ações não é como seguir uma receita de bolo. É um processo dinâmico que envolve reajustes e mudanças se necessário. Entretanto, ter alguns checkpoints ajuda a desenvolver essa ferramenta gestacional.
Estabelecer objetivos de modo claro: Para um bom plano de ação, é preciso construir uma base sólida. Isso começa quando a pessoa ou corporação analisa quais os objetivos que querem atingir a fim de melhorar a organização. Nesse primeiro momento, construa um plano estratégico considerando ponto-chave como “missão”, “valores”, “visão”;
Definir metas atingíveis: Talvez o mais importante de um plano de ação seja o realismo. Prever metas que são impossíveis de serem atingidas prejudica o objeto do plano. Você pode usar como estratégia o “SMART” para definir suas metas:
- S (Especific) = A meta deve ser específica, ou seja, que elimine as múltiplas interpretações e confunda o processo;
- M (Measurable) = A meta deve ser estimada;
- A (Attainable) = A meta deve manter um equilíbrio, não pode ser extremamente difícil ou fácil;
- R (Relevant) = Deve-se avaliar se a meta é relevante para você ou sua empresa;
- T (Time-bound) = A meta precisa apresentar um prazo para ser concretizada. Lembre-se de considerar imprevistos ao estabelecer o tempo de uma meta.
Planejar uma lista de atividades: Nesse momento, separe as atividades que precisam ocorrer no plano de ação. Para isso, reúna-se com sua equipe e juntos vocês podem criar uma lista com as tarefas, apontando os responsáveis de cada uma delas. Organize-as de acordo com a complexidade e o nível de competência para realizá-las. Considere também que atividades grandes podem ser divididas em menores para otimizar a equipe e o tempo.
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- Pense nos prazos: Cada meta ou atividade deve ter o tempo adequado para se efetivar. Articule recursos e pessoas de modo que um funcionário fique sobrecarregado com várias tarefas e outros permaneçam inativos;
- Tenha uma representação visual do seu plano de ação: Refere-se a elaboração de um cronograma contendo as metas, atividades, prazos, ações de modo visual e transparente. Você pode fazer uso de diversas ferramentas de edição e apresentação para isso;
- Pense nos possíveis riscos e elabore planos de contingência: Muitas situações externas e internas podem afetar o curso do plano de ações. Por esta razão, tenha em mente os cenários de risco e, a partir disso, defina um plano de ações para resolver ou minimizá-los;
- Controle das ações: É importante a checagem da execução do seu plano. Desse modo, você verifica se as atividades estão sendo cumpridas adequadamente, pelo pessoal certo e no tempo correto. Cabe aqui o uso de relatórios, cronogramas, reuniões para coleta de dados.
