Muitos de nós não damos a devida atenção aos recibos quando pagamos ou recebemos algo. Pois é importante destacar que um recibo é um documento fiscal previsto em lei. Por isso, a importância de saber como preencher um recibo.
Um recibo é um documento que tem por finalidade comprovar pagamentos ou recebimentos. Ele pode ser utilizado tanto por pessoas físicas como pessoa jurídica.
Os recibos estão previstos em nosso código civil, no artigo 320 que diz:
“A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante.”
Apesar de ser um documento de comprovação, os recibos também contribuem para a gestão financeira do seu negócio. Afinal, através deles é possível documentar e organizar o fluxo de pagamentos e manter um histórico de forma organizada.
No entanto, para ser considerado um documento fiscal válido, algumas informações são de extrema importância. Vamos analisar como preencher um recibo de maneira completa e correta.
Como preencher um recibo: faça você mesmo
Passo 1: A primeira informação que deve constar em seu recibo é o título do recibo. Normalmente, ele destaca que tipo de transação aquele documento comprova o pagamento.
Por exemplo, você pode colocar no título informações como:
- Recibo de pagamento de venda;
- Recibo de pagamento de serviços prestados;
- Recibo de aluguel;
Ou seja, o título será o nome da transação feita, que justifique o seu recibo. Deixe essa informação na primeira linha, de forma centralizada e em letras grandes.
Passo 2: Descreva o recebimento, com informações completas.
Aqui você vai contar uma história. É como fazer uma declaração pública sobre quem recebeu, quanto recebeu, por que recebeu, onde recebeu e em qual data.
Vamos ao exemplo:
Eu (nome completo do recebedor), recebi de (nome completo do pagador), a quantia de R$ (valor numérico) e logo após, o valor por extenso. A quantia foi paga devido ao (descrever o motivo do pagamento). Sem mais para o momento, firmo o presente.
Ao descrever o motivo do pagamento, tente ser bem específico. Por exemplo: devido à venda de um televisor Philco, devido ao serviço de pintura de apartamento, etc.
Passo 3: Date e assine o documento
Ao final da página, coloque o nome da cidade onde a transação ocorreu, a data e sinalize um campo para assinatura. O recibo deve ser assinado por quem recebeu a quantia.
Passo 4: Emita sempre duas vias do recibo
Quem efetuou o pagamento da quantia descrita no recibo, deve ficar com a primeira via do documento. Quem recebeu a quantia, poderá ficar com a segunda via, ou cópia do documento.
Como preencher um recibo: modelos prontos
Alguns modelos de recibos prontos estão a venda em papelarias ou mesmo disponíveis para download na internet. Nesses casos, podem surgir algumas nomenclaturas novas.
É o caso de emitente ou subescritor. Você sabe quem é o emitente no recibo?
Quando for preencher um modelo pronto e aparecer algum desses nomes, saiba que emitente é quem está recebendo o valor, portanto, quem deverá assinar o recibo.
Já o tomador é quem contratou o serviço, ou realizou a compra, ou seja, o comprador/pagador.
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Cuidados para que o recibo seja válido
Não rasure
As informações em um recibo precisam ser claras e únicas. Nesse sentido, uma rasura pode parecer uma adulteração do conteúdo original. Nesse sentido, não aceite, nem emita recibos com rasuras.
Escreva o valor numérico e por extenso, sempre!
Ao preencher apenas o campo com valores numéricos, fica mais fácil alguém praticar alguma fraude, alterando o valor. Por isso, até mesmo os cheques, possuem os dois campos para preenchimento.
Arquive seus recibos
Os recibos devem ser guardados por 5 anos. Isso mesmo! Esse é o prazo legal que uma pessoa pode contestar um pagamento, só a guarda do recibo comprovará a quitação da dívida. O mesmo acontece com comprovantes de pagamentos de contas como: luz, telefone, internet e etc.
Faça um backup
Além de armazenar os recibos físicos, você pode tirar uma cópia e arquivar na nuvem. Ao longo dos dias e dos anos, fica cada vez mais difícil localizar um documento. Quando armazenados na nuvem, você pode separar por ano, transação, valores, facilitando assim a sua busca.
Diferença entre recibo e nota fiscal
A nota fiscal tem por objetivo comprovar a prestação de um serviço ou a comercialização de um produto. Porém, ela não comprova o pagamento da transação.
Ou seja, se você contratou um serviço, por exemplo, efetuou o pagamento ao prestador e esse te entregou apenas a nota fiscal. Em nada fica comprovado que houve a quitação da dívida. Nesse caso, você poderá emitir um recibo, colher a assinatura do prestador e anexar junto a nota fiscal.
Se você não tinha conhecimento sobre esse tema, poderá verificar a legislação brasileira. A Lei n° 8.8846 dispõe sobre a emissão de documentos fiscais.
Ela foi sancionada em 1994 e até hoje regulamenta a emissão de recibos no país.
Dicas dadas! Seja para o controle financeiro de sua empresa ou para se resguardar de cobranças indevidas. Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para a sua rotina diária.
