Na organização de um evento, a equipe de comunicação é responsável em realizar o planejamento de divulgação, um dos fatores mais importantes para alcançar sucesso nas metas traçadas. Assim, é necessário estabelecer bem o público-alvo, montar um excelente press kit, as estratégias de alcance, o orçamento, entre outros aspectos para que seja possível que todos os objetivos sejam aplicados na prática.
É importante ter em mente que há diversas maneiras de realizar esse tipo de divulgação. Contudo, a forma mais comum de fazer esse trabalho é através do ambiente digital, seja nas redes sociais quanto no e-mail marketing digital. Ainda há o press kit, uma ótima ferramenta que pode ser utilizada no seu planejamento.
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O que é um press kit?
É um conjunto de itens que contém informações importantes sobre o evento e/ou a empresa, geralmente enviado para veículos de comunicação. Ele pode conter press release, fotos, arquivos virtuais, folders, banners e brindes.
Dessa forma, o press kit pode ser entendido como um tipo de ferramenta que ajuda na relação de uma empresa ou instituição com os profissionais da imprensa, podendo ser usado em eventos, coletivas, cerimônia, congresso, palestra, simpósio, feira, seminário ou até mesmo como um brinde para constituir maior envolvimento nas pautas.
Em uma organização de eventos, os responsáveis podem usar o press kit como uma ferramenta de divulgação nas mídias tradicionais, como os jornais e revistas (não subestimem o poder dessas plataformas). Também é possível utilizar esses meios em conjunto com o ambiente digital. Há vários sites especializados que possuem um serviço na divulgação de informação.
O material preparado pode ser uma forma de realizar divulgação espontânea, quando é enviado para a imprensa. Isso acontece porque os profissionais dos veículos de comunicação possuem ligação direta com o grande público.
Quais são as diferenças entre press kit e mídia kit?
É muito comum confundir os dois termos e por mais que os nomes sejam bem parecidos, os itens são muito diferentes. O press kit, como já explicado, são itens que são reunidos para produzir mídia espontânea através da divulgação, na qual é enviado para os canais de comunicação.
Já o mídia kit pode ser entendido como um tipo de resumo, diagnóstico ou documento que possui informações que abrangem a audiência, o engajamento e a popularidade de um veículo de comunicação. Ele pode ser mostrado a pessoas que tenham interesse em utilizar esse meio como divulgação.
Encare o mídia kit como uma espécie de portfólio, dados que comprovem e trazem credibilidade ao seu trabalho, e que tenha como meta exibir todos as vantagens em investir no meio de comunicação que pretende usar para divulgar o seu evento, seja ele um canal no YouTube, influenciadores digitais, blog, site, podcast, jornalistas independentes, agência de assessoria, entre outros.
Após reunir as informações, também é importante colocar o valor dos serviços. Dessa maneira, o anunciante já tem um direcionamento do provável retorno do investimento realizado.
Quando usar press kit?
Décadas atrás, os press kits eram vistos somente como uma ferramenta de divulgação de marcas, produtos e eventos. Hoje em dia, a sua função evoluiu e é muito mais que isso. Assim, ele vai além do que um simples material de divulgação, mas faz parte direta do planejamento da ação do evento.
Isso significa que hoje em dia o kit press pode ser usado tanto para a divulgação na imprensa quanto para qualquer área pública que tenha ligação com evento que está planejando, como patrocinadores e parceiros, ainda para os funcionários dos colaboradores.
E lembrando que a divulgação do press kit também pode ser feita durante a realização do evento, que pode ser visto como uma maneira de disseminação de um item ou serviço que esteja sendo lançado na ocasião, por exemplo.
Sendo assim, existem diversas maneiras de usar essa ferramenta como um material promocional, o que abre a possibilidade de fazer com que ele seja um artificio de grande valor para gerar interesse pelo evento.
Por que utilizar o press kit?
A maioria dos eventos utilizam a divulgação em ambientes online, mas o press kit físico pode ser uma ótima maneira de realizar a sua estratégia de marketing, o que acaba sendo um diferencial. Isso porque o material impresso, objetos, itens e outros produtos não são facilmente mudados por uma apresentação virtual, por exemplo.
Sendo assim, quando veículos de comunicação ou influenciadores digitais ganham um press kit físico que é bem montado e bonito, crescem as possibilidades deles se interessarem pelo seu evento, o que contribui ainda mais na divulgação.
Por conta disso, usar essa ferramenta é uma maneira excelente de investir no marketing do seu planejamento de evento.
Como fazer um press kit?
Tenha a consciência que o objetivo do press kit define o próprio conteúdo, os itens que serão inclusos, até mesmo a forma que ele será disseminado. Assim, é desejável que eles sejam montados de forma específica para a situação com a meta de atingir os objetivos traçados, mas com um toque mais generalista o suficiente para conseguir ser enviado para diferentes tipos de trabalhadores de mídia.
Então, o seu press kit precisa ser composto por um release, um texto informativo que ajuda na apresentação do evento, mas que seja sucinto e com todos os dados importantes da ocasião. Coloque nesse artigo os palestrantes, o que vai ter nas apresentações, a data e o horário do evento, entre outros aspectos relevantes para o reconhecimento da ocasião.
Dicas para montar um bom press kit
Agora que você já sabe como um press kit é um item fundamental para a sua estratégia de divulgação e apresentação de projetos, é preciso saber como montar um.
Para te ajudar, separamos algumas dicas de como fazer um excelente press kit, o que pode assegurar um melhor desenvolvimento para o seu planejamento de marketing.
1. Realize um bom planejamento
Falando em planejamento, abrimos a lista de dicas justamente com esse assunto. Tudo começa com a elaboração de um planejamento para que ocorra um bom evento.
Então, trace muito bem quem é o seu público-alvo, os objetivos do evento, quem você pode atrair, a faixa etária, onde vai ser realizado, a classe social, as atrações, os palestrantes, o orçamento, e todos os dados que considere pertinente.
Em relação a disseminação do material, por exemplo, uma universidade dificilmente mandaria algum press kit para um influencer que está no ensino fundamental, assim como não mandaria para um veículo de comunicação que cobre apenas acontecimentos policiais.
As suas estratégias vão influenciar de forma direta o seu planejamento e o mapeamento de veículos e influencer que você irá buscar uma parceria. Então, é preciso filtrar a segmentação para alcançar as figuras de maneira exata.
Além disso, mesmo que ocorra a chance de fazer uma parceria com uma personalidade famosa ou um veículo de comunicação grande, é preciso ter cuidado. Todo o engajamento não vai render retornos se o parceiro não está ciente e instruído com o seu planejamento.
2. Estabeleça o objetivo da sua ação
Elaborar um press kit “de qualquer jeito”, ou seja, enviar como se fosse um recurso secundário do evento pode gerar um grande problema. Se a sua empresa não está elaborando uma ação especial, mas mesmo assim quer enviar um press kit, é melhor repensar a estratégia.
Pense na seguinte situação: uma empresa de maquiagem decidiu elaborar um estojo com vários produtos de maquiagem e enviar para uma influencer famosa. O release é vago, apenas conta a história da sua marca de forma vazia.
A influencer costuma receber um grande volume de materiais, sendo que a maioria são bem produzidas. Com isso, quais seriam as possibilidades de ela dar um espaço para o produto que você elaborou?
Ainda que não esteja ocorrendo nada de muito especial na empresa que trabalha, como o lançamento de um produto, por exemplo, é possível achar oportunidade de divulgação de uma marca, mesmo que seja algo bem simples.
Por exemplo: datas comemorativas. Ao longo do ano é comemorado o dia de algo ou alguém, praticamente todos os dias uma profissão ou acontecimento faz aniversário. Existem muitos dias interessantes, não precisa focar apenas nos feriados mais conhecidos.
Assim, nunca se esqueça que nenhum press kit deve ser mandado sem uma meta de auto divulgação.
3. Escreva uma carta de introdução
Quando montar o seu press kit, faça uma carta se apresentando e também o seu negócio, o evento, o item ou serviço. E após isso fale do tema de maneira mais detalhada.
Seu possível parceiro precisa ficar ciente com os itens, quem enviou, a empresa por trás da promoção, que o faça se sentir confortável e seguro para seguir com um acordo que agrade todas as partes. É por causa disso que é importante elaborar uma boa carta de apresentação.
Imagine que você seja responsável por um evento online, e esteja procurando patrocinadores, oradores e empresas parceiras. Então, você começa a fazer uma lista de empresas e profissionais que se enquadram no seu evento e pretende mandar seu press kit para essas pessoas.
Neste caso, possuir todas as informações importantes do evento vai fazer uma grande diferença para chamar a atenção e aguçar o interesse. Por causa disso, dados do público-alvo, pretensão da quantidade de participantes, como será a divulgação e faturamento são dados obrigatórios para a sua apresentação.
4. Coloque materiais visuais
Procure uma maneira de anexar no seu press kit vídeos, fotos e declarações de eventos já realizados. Coloque no material os arquivos, QR Code, ou links para os interessados poderem acessar. Isso vai fazer os possíveis parceiros saibam melhor o histórico da empresa, e tenham um direcionamento de como podem contribuir.
O texto é essencial, mas somente isso não basta. É nesse cenário que os arquivos audiovisuais são importantes para a elaboração de um bom press kit.
5. Invista em brindes
Receber brindes é sempre legal. Então, planejar essa parte também é importante, ainda mais quando se foge do óbvio, como copos, bloco de notas, canetas personalizadas, uma caixa com folhetos e camisas. O brinde tem o objetivo de seduzir e surpreender o parceiro, ele precisa ser um item que faça quem ganhar o press kit ficar satisfeito e, mais importante, lembrar da empresa.
Vantagens do press kit
Ao longo do texto, foi ressaltado a importância do press kit, mas se você ainda está em dúvida se deve ou não elaborar esse material, confira as vantagens ao usar essa estratégia de marketing.
1. Ganha tempo
O profissional que já precisou elaborar um evento, apresentar um novo produto ou serviço, tem a noção de como é complicado, exige tempo e é muito trabalhoso mostrar suas pretensões de maneira objetiva para os possíveis parceiros e os patrocinadores. Normalmente, isso requer várias horas de reuniões só para a exibição do projeto.
Com o press kit, é possível poupar boa parte de todo esse processo. Isso ocorre porque é nesse material que vai ter todas as informações, exemplos e dados que são precisos para mostrar o que deseja.
Assim, em muitos casos, principalmente se estiver bem elaborado, e de forma inicial, o press kit pode ser o único material que vai precisar elaborar e mandar para o influencer ou veículo de comunicação que você deseja firmar uma parceria.
2. Diferencial
A pessoa ou empresa que recebe um press kit bem elaborado, vai reparar e destacar o seu profissionalismo, já que o normal é apenas receber e-mails diários pedindo uma entrevista ou reuniões para conversar sobre a apresentação de um projeto e a possibilidade de formar uma parceria.
Ao enviar o seu press kit, ela vai encarar a oportunidade como algo especial, diferente, um profissional que entende e respeita o preciso tempo de um possível parceiro.
3. Divulgação espontânea
Como já explicado, o press kit rende um tipo de mídia espontânea através dos canais de comunicação. Isso é uma grande vantagem e precisa ser ressaltada, porque você destina certo esforço para elaborar um material bacana para o seu evento, produto ou serviço.
A confecção de um press kit que se enquadra ao seu planejamento pode ser uma estratégia fundamental para os seus objetivos. Dessa forma, é a sua vez de elaborar o material para gerar boas relações públicas com seus parceiros, aumentar contato com patrocinadores, ganhar tempo, alavancar o seu evento, entre outras valências.
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