Hoje vamos explicar o que é um certificado digital, como ele funciona e quais os passos para emitir o documento eletrônico.
O certificado digital é um documento que permite que empresas e pessoas físicas façam uma série de transações online.
Seu objetivo é confirmar a identidade de forma eletrônica, ou seja, a autenticidade das transações. Se fazermos uma comparação, seria como o RG do mundo online. Por isso, nos referimos a ele como um documento nesse texto.
Essa autenticidade se dá por meio de uma assinatura eletrônica que tem validade jurídica e fiscal. O documento é protegido por uma criptografia complexa.
Dessa forma, podemos concluir que o certificado digital é um documento eletrônico que garante a autenticidade de pessoas e empresas no âmbito virtual, dispensando a necessidade de comprovação física de documentos.
Vejamos quais as vantagens e facilidades que um certificado digital pode trazer à sua rotina.
CERTIFICADO DIGITAL: VANTAGENS
- Assinar documentos remotamente;
- Validar pessoas físicas ou jurídicas;
- Evitar fraudes, pois é impossível manipular ou copiar uma assinatura eletrônica;
- Reduz o volume e o gasto com papel;
- Facilita o uso de serviços públicos online que exigem o certificado;
- Traz agilidade em rotinas administrativas;
- Oferece validade jurídica assim como uma assinatura manuscrita.
CERTIFICADO DIGITAL: COMO EMITIR O SEU
A primeira informação importante aqui é que só empresas certificadoras autorizadas podem emitir um certificado digital. Logo mais indicaremos algumas.
Portanto, o primeiro passo que você pode fazer para emitir o seu certificado é entrar em contato com uma empresa certificadora autorizada.
O segundo passo é levantar a documentação necessária. Os documentos exigidos mudam de acordo com o beneficiário.
Certificado digital: documentos necessários para pessoas físicas:
- Documento de identificação pessoal com foto (CNH, RG, carteira profissional ou passaporte). Mas atenção: o documento não pode estar com a data de validade expirada;
- Certidão de casamento: caso o beneficiário não tenha atualizado o documento de identificação citado anteriormente após o casamento;
- Averbação de Divórcio: caso o beneficiário seja divorciado;
- Comprovante de residência em nome do beneficiário. O comprovante precisa ser emitido nos últimos 90 dias. São aceitas faturas de: água, energia elétrica, internet ou telefone.
Certificado digital: documentos necessários para pessoas jurídicas:
Documentos necessários para empresas do tipo LTDA, EIRELI, ME, S/S ou Condomínios
- Cartão CNPJ;
- Contrato Social e alteração contratual. A dica aqui é que se a última alteração for consolidada, não é necessário enviar as alterações anteriores. Esses documentos devem estar registrados na Junta Comercial do Município ou em cartório pessoa jurídica;
- Quando for empresário individual, é preciso enviar o requerimento de empresário e suas alterações, que também devem estar registrados na Junta Comercial do Município ou em cartório pessoa jurídica;
- Quando for micro empreendedor individual, é preciso apresentar a certidão de MEI. Esse documento pode ser retirado na internet, acessando o Portal do Empreendedor;
- Já os condomínios precisam apresentar a convenção condominial e a ata da assembleia de eleição do síndico devidamente registrada em Cartório de Registro de Imóveis;
- Documento de identificação pessoal dos sócios;
- Comprovante de endereço em nome do sócio administrador da empresa.
Tipos de empresas: Sociedade Anônima S/A, Cooperativa ou Instituto
- Cartão CNPJ;
- Estatuto registrado em órgão competente;
- O mandato dos presidentes devem estar vigente. Para comprovar, será necessário enviar a ata de eleição e posse da diretoria. A ata deverá estar registrada em órgão competente;
- Documento de identificação pessoal dos administradores;
- Comprovante de residência dos administradores.
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CERTIFICADO DIGITAL: REPRESENTAÇÃO POR PROCURAÇÃO
Para emitir o certificado digital em nome de pessoa física, essa opção não é permitida. Ou seja, apenas o titular do certificado poderá emití-lo.
Quando se trata de pessoa jurídica, é possível que o representante legal da organização delegue poderes para terceiros através de uma procuração pública registrada em cartório.
Lembrando que, nesses casos, a procuração deverá atender as exigências da Resolução 107, do Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, o ato constitutivo da pessoa jurídica deve prever a possibilidade de representação por procuração.
Em seu texto, a procuração deve ser direta, atribuindo poderes de representação junto a ICP Brasil. A validade do documento será de 90 dias, contados a partir da data da sua emissão.
CERTIFICADO DIGITAL: TIPOS
Ao iniciar o processo de certificação digital, começam também as dúvidas. Afinal, não existe um único tipo de certificado. Vamos detalhar a seguir quais modelos podem ser emitidos e qual a função de cada um.
Certificado Digital tipo A (A1, A2, A3, A4)
Esse é o modelo de certificado digital mais comum. Ele confere autenticidade de todo tipo de documentação ou arquivos virtuais.
Sua principal função é identificar assinantes, confirmar a veracidade de documentos e a autenticidade das operações com eles realizadas.
Portanto, esse tipo de certificado digital é indicado para profissionais liberais e organizações que necessitam de validação de documentos.
A1: com validade de um ano, o certificado do tipo A1 tem o par de chaves criptografadas, sendo uma pública e outra privada. Ele é gerado por um software e é armazenado diretamente no computador do solicitante.
A2: difere do modelo A1 por ter uma validade maior, com prazo de 2 anos. Além disso, são entregues em mídia própria (leia-se pendrive) para o solicitante.
A3: nesse modelo, o certificado digital é entregue tanto em mídia própria como armazenado no computador. A diferença é que a mídia utilizada para a entrega nesse modelo é um chip criptografado. Isso garante mais segurança ao certificado. Sua validade é de 3 anos.
A4: também possui uma validade de 3 anos, porém o tamanho mínimo das chaves é maior que no modelo anterior. São 2048 bits, contra 1024 bits dos modelos anteriormente apresentados.
Dentre os submodelos do tipo A, os certificados digitais A1 e A3 são os mais vendidos.
Certificado Digital tipo (S1, S2, S3, S4)
Os modelos S buscam sigilo e confidencialidade nas transações. Por meio deles, é possível criptografar dados de documentos online e, só a partir disso, se tornam acessível via um certificado digital autorizado. Seu foco é manter o sigilo das informações.
A diferença entre os submodelos (S1, S2, S3 e S4) acompanham os mesmos critérios do tipo A.
Certificado digital e-CPF
Esse é o certificado digital das pessoas físicas. Com ele, é possível a assinatura eletrônica de contratos, emitir procurações online e também ter acesso ao site da Receita Federal.
O e-CPF oferece a mesma segurança que os certificados do modelo A.
Certificado Digital NF-e
Não é uma obrigatoriedade, mas esse certificado serve para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas pela sua empresa. Ao ter essa certificação, as empresas tem uma maior segurança contra qualquer tipo de fraude e cumprem as exigências dos órgãos fiscalizadores ao emitir notas fiscais.
Abaixo listamos os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e:
- NF-e: nota fiscal eletrônica;
- NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica;
- NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica;
- NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica.
Antes de adquirir um certificado NF-e, é preciso verificar se o seu sistema emissor de NF tem compatibilidade com os certificados A1 e A3. Isso evita problemas na hora da integração de certificado x sistema operacional (Windows ou Apple).
CERTIFICADO DIGITAL CERTIFICADO!
Antes de apresentar os estabelecimentos com maior tradição em certificação digital, vale comentar que os modelos apresentados aqui são todos pagos. Por isso, a importância de procurar um lugar confiável para emitir os seus certificados.
1. Serasa Experian
A Serasa Experian é uma das autoridades certificadoras autorizada mais confiáveis. A organização já tem tempo de mercado e é uma das mais conhecidas.
2. Certisign
A Certisign é outra certificadora renomada. Além dos certificados, a empresa oferece outras opções de serviços para formatação de documentos online.
3. D4Sign
A D4Sign é uma certificadora muito conhecida no meio empresarial. Com uma gama de mais de 150 mil clientes, em sua carteira de clientes estão empresas como Honda, Zara e a FGV.
Além dessas, existem inúmeras certificadoras autorizadas a trabalhar com a emissão dos certificados digitais. Citamos apenas as mais conhecidas.
Se você já tem um fornecedor em vista, poderá garantir que ele é uma autoridade certificadora através do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Para conseguir sua assinatura digital e assinar documentos por meio eletrônico, será necessário comprar um certificado digital.
O jeito então é escolher o modelo que melhor atende as suas necessidades e se certificar que seu fornecedor é uma empresa autorizada.
Por isso, disponibilizamos alguns links úteis nesse texto, para que você tenha todas as informações necessárias antes de emitir seu certificado digital. Boa sorte!
