Você conhece o sistema BPMS e sabe quais são as principais vantagens de utilizá-lo? Focado no aprimoramento e melhoria contínua dos procedimentos de uma organização, o sistema BPMS pode ser uma das melhores opções disponíveis no mercado, caso você saiba escolher corretamente. Para te ajudar, neste post separamos tudo que você precisa saber sobre o sistema BPMS, então confira detalhadamente a seguir.
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BPMS o que e?
A sigla do sistema BPMS, em inglês, significa Business Process Management Suite, que traduzido para a língua portuguesa seria algo como “gestão de processos de negócio”. O BPMS surgiu a alguns anos como consequência do uso de sistemas integrados de gestão e de suas implementações, conhecidos como ERPs.
O objetivo principal é realizar a integração das estratégias empresariais aos principais desejos oriundos dos clientes, fazendo isso através de uma administração eficiente dos processos necessários. Assim, o sistema BPMS permite ao usuário realizar análises, definições, monitoramentos, execuções e gerenciamentos dos processos que podem possibilitar um aumento da competitividade da empresa.
Indo além disso, o sistema BPMS também pode ser visto como uma disciplina gerencial que irá abordar princípios de gestão de atividades empresariais e métodos. Por outro lado, ele não tem a ver com uma estrutura de negócios ou metodologia, mas sim da capacidade da corporação.
O sistema BPMS possui algumas etapas para poder funcionar com perfeição, são elas: padronização, mapeamento, otimização do processo e melhoria. Todas essas etapas funcionam a partir de ações que servem para aperfeiçoar e aumentar o desempenho dos procedimentos, gerar resultados positivos e identificar oportunidades. Mas além disso, esse sistema também reduz os riscos e custos, desenvolve a capacidade dos profissionais de solucionar problemas e aumenta a eficiência dos colaboradores da empresa.
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Quais são as maiores vantagens do sistema BPMS?
A sua organização pode ter vantagem de diversas formas utilizando o sistema BPMS, e todas aparecem com o passar do tempo de aplicação. Os profissionais que aplicam esses sistema podem ter os seguintes benefícios:
- Aumento considerável de sua produtividade no trabalho;
- Os processos irão ter uma maior transparência, facilitando e melhorando bastante o trabalho;
- A comunicação internet da empresa irá melhorar consideravelmente, aumentando assim a produtividade de todos os setores da mesma;
- A qualidade do serviço também será melhorada, beneficiando assim não só os colaboradores, mas também todos os clientes;
- A motivação dos colaboradores será aumentada, junto da produtividade individual de cada um e, consequentemente, melhorando a relação entre os próprio funcionários e clientes;
- Uma cultura de empatia acaba sendo desenvolvida pela empresa e seus colaboradores;
- Também será desenvolvida uma ciência dos indicadores de desempenho, podendo acompanhar a produtividade de cada setor e funcionário;
- A empresa terá uma maior efetividade do controle de atividades, podendo observar de perto tudo que está acontecendo;
- Um dos principais benefícios oferecidos pelo sistema BPMS é a informatização e automação dos processos da empresa;
- Os retrabalhos serão eliminados, poupando tempo e materiais com correção de serviços ou outros tipos de problemas;
- Os resultados obtidos com os serviços irão aparecer de forma bem mais ágil que o habitual;
- Os custos operacionais serão reduzidos consideravelmente, o que melhora o lado financeiro da empresa;
- Menos chances dos superiores e dos colaboradores tomarem decisões erradas envolvendo a empresa com o sistema;
- A empresa terá uma melhor segurança de dados, diminuindo as chances de vazamento de informações. No caso da segurança e proteção de informações, isso será mais eficiente com uso de criptografia através da automação de processos.
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Quais são as maiores diferenças entre BPM, ERP e CRM?
Agora que você já sabe o que é o sistema BPMS, existem dois outros tópicos que podem ser confundidos com ele, o ERP e o CRM. O ERP significa Enterprise Resource Planning, que em tradução livre significa “planejamento de recursos empresariais”.
Ele é um software que possui a função de integrar todas as informações de uma empresa em uma única plataforma. Assim, é possível separar as funcionalidades, processos e formulários de cadastro, gerando assim um fluxo de dados em todos os setores.
A empresa pode escolher entre inserir os dados de forma automatizada ou manualmente, gerando assim logs que ficam armazenados em um software ou na nuvem. As autorizações de acesso são feitas pelos gestores, que também personalizam o ERP de forma que garanta a segurança do sistema.
O ERP é uma excelente opção de sistema, pois ele auxilia na gestão integrada, otimizando praticamente todos os processos operacionais, logísticos e administrativos. Além disso, será uma grande ajuda no cumprimento de prazos, controle e aumento de produtividade dos funcionários e controle de cursos e despesas na entrega e na produção para o cliente.
Agora falando sobre o CRM, que também é confundido com sistema BPMS, podemos dizer que a sigla significa Customer Relationship Management, que traduzido seria “gerenciamento de relacionamento com o cliente”. Ou seja, o CRM está diretamente relacionado com o planejamento de marketing, gestão de vendas, atendimento personalizado e outras formas de contato com o cliente.
A evolução tecnológica trouxe novos termos e evoluções para os relacionamentos comerciais. Devido a grande quantidade de informações disponíveis na internet, os consumidores acabaram por modificar suas condutas, e foi por isso que o termo CRM surgiu.
Esse sistema coloca o cliente no centro, sendo uma ferramenta estratégica, uma tecnologia para ambientes empresariais e um processo diferente. Assim, todas as plataformas CRM são utilizadas para gerenciar as contas da clientela, com a função de identificar as possibilidades para vender e gerar leads.
O sistema BPMS não é considerado um software, mas sim um conceito que se adapta e sistematiza todos os processos empresariais de modo eficiente e compreensível, através de gráficos e relatórios. Ele permite que a empresa analise os fluxos de operações, precisão dos dados dos sistemas ERP e as etapas das atividades. Ou seja, ERP e CRM são softwares que servem de auxílio ao sistema BPMS.
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Quais são as aplicações do sistema BPMS?
Você poderá aplicar o sistema BPMS de diferentes formas para atender suas necessidades, seja seguindo todo o mapeamento que os técnicos definiram, seja para implementar os processos e também para que você possa registrar fluxos. Existem várias etapas para a otimização do sistema, com uma sequência que evita a aparição de erros. Por seguir um padrão focado na qualidade dos serviços, é bastante improvável que algo seja esquecido ou ignorado pelo sistema.
Ao utilizar o sistema BPMS, você poderá realizar as seguintes aplicações sem maiores problemas: poderá acompanhar os status dos processos de forma totalmente atualizada, realizar registros de atualizações constantes, enviar mensagens de acompanhamento para os processos que esteja trabalhando, receber e acompanhar notificações de atrasos nos processos, receber avisos de anomalias e assim evitar maiores problemas no futuro, identificação de gargalos, conseguirá analisar os indicadores e relatórios de forma prática e segura, além de minimizar prejuízos definindo ações corretivas de forma eficiente.
Com todas essas aplicações possíveis, você poderá reduzir o tempo de intervenção humana na realização de tarefas e processos da sua empresa, melhorando ainda mais os serviços relacionados aos Recursos Humanos. Isso possibilitará aos colaboradores aprenderem cada vez mais rápido e evita os riscos de desvios.
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Por que você deve adotar o sistema BPMS?
Agora que você conhece com detalhes o sistema BPMS, deve estar se perguntando por que deveria adotar na sua empresa. Os motivos são vários, mas abaixo separamos os principais para você:
- Você terá formulários eletrônicos que irão guardar e manter as suas informações dos processos seguras;
- A empresa passará ter uma integração de dados que irá gerar uma automatização simplificada;
- Seus bancos de dados estarão mais organizados e práticos com a criação de tabelas;
- Em um ambiente único, você terá uma automatização de todos os processos;
- Haverá uma aceleração da cultura nas gestão de processos;
- Será criado um registro de regras de transações;
- Será possível realizar uma medição de nível de desempenho, conhecido como KPIs;
- Os relatórios e outros documentos passarão a ser gerados nos formatos Excel ou PDF;
- Os dashboards, ou principais indicadores, poderão ser visualizados mais rapidamente.
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Como escolher o seu sistema BPMS?
Por último, você precisará saber como escolher o seu sistema BPMS, e para isso há vários fornecedores estrangeiros e nacionais de ferramentas para gerenciamento dos processos empresariais de uma companhia. Você irá encontrar empresas que se especializaram em atender todas às demandas de segmentos únicos. Devido a isso, você precisa conhecer um pouco sobre o assunto para não cometer erros.
Dessa forma, os pontos que aconselhamos você a ficar de olho na hora de contratar o sistema BPMS são: porte da sua organização; estrutura e localização da sua empresa; quantidade de usuários e sistemas; perspectivas de crescimento; necessidades organizacionais; infraestrutura de TI; e softwares que já são utilizados.
Antes de definir a sua escolha, faça pesquisas sobre todos os fornecedores que está considerando, se informando especialmente sobre as soluções que são oferecidas. Procure saber a opinião dos clientes, as principais reclamações e as garantias que a empresa oferece para os novos clientes, já que essa é uma solução bastante interessante para uma gestão boa da sua companhia e dos seus processos.
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