Você sabe como fazer as melhores mensagens de cobrança para cliente? Quem nunca esqueceu de pagar um boleto ou uma fatura do cartão durante a correria constante do dia a dia? Embora para as pessoas isso possa ser algo normal de acontecer, pode ser algo bem danoso para as empresas que não recebem esse pagamento.
Para evitar que esse problema aconteça, as empresas podem recorrer a mensagens de cobrança para cliente. Essa é uma opção que torna o contato entre cliente e marca ainda mais fácil, reduzindo de forma considerável a inadimplência. Essas mensagens se tornaram um recurso ainda mais eficaz e rápido com o avanço da tecnologia.
Assim, é bastante comum que as mensagens de cobrança para cliente sejam enviadas via notificações em push, SMS e WhatsApp. Mas esse processo não é apenas enviar uma mensagem cobrando. É preciso ter atenção a maneira com que você fala e ao texto escrito. Assim, a mensagem terá um aspecto atrativo, eficiente e educado, não sendo ofensivo ao cliente.
Pensando nisso, neste texto trouxemos os melhores exemplos de mensagens de cobrança para cliente, dessa maneira você pode se inspirar para criar a sua ou até mesmo copiar os modelos que trouxemos.
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O que é uma mensagem de cobrança?
Antes de listarmos as mensagens de cobrança para cliente, você precisa saber o que é uma mensagem de cobrança. Isso nada mais é do que um comunicado que os parceiros e clientes recebem para serem lembrados de que precisam realizar o pagamento que está prestes a vencer ou que já venceu.
Esse é um recurso que muitas empresas também utilizam para solucionar os problemas de inadimplência como: enviar boletos, negociar dívidas e oferecer outras opções de pagamentos aos clientes.
Normalmente, essas mensagens são em formato de texto, assim elas podem ser enviadas via e-mail, SMS, WhatsApp e de formas mais tradicionais, como cartas. Outro objetivo dessas mensagens é tornar a relação entre as duas partes ainda mais próxima.
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Como escolher a melhor forma de cobrar um cliente?
As mensagens de cobrança para cliente são um recurso positivo tanto para a empresa, quanto para o próprio cliente. Para obter os melhores resultados, é preciso realizar a cobrança de maneira correta.
Caso você decida não enviar uma mensagem de cobrança, pode correr grandes riscos de nunca receber o seu pagamento na data combinada. Porém, caso você envie uma grande quantidade de cobranças, a sua relação com o cliente será severamente prejudicada.
Não existe uma fórmula pronta e mágica que você pode usar para preparar as suas mensagens de cobranças para cliente, porém você precisa estar atento aos fatores:
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Seja amigável
A sua mensagem precisa ter o equilíbrio entre ser amigável, porém assertiva. Tenha em mente que o seu objetivo é cobrar o seu dinheiro. Para muitos, essa é uma situação delicada. Então tenha certeza que a sua mensagem explique a seriedade da situação de uma forma que a outra parte não se sinta ofendida. Um exemplo de mensagem de cobrança amigável é:
“Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem?
Notamos que sua fatura no valor de R$XX venceu no dia XX, mas ainda não identificamos o pagamento. Aconteceu alguma coisa?
Saiba que estamos aqui para te ajudar em caso de dúvidas ou problemas. Basta entrar em contato conosco!”
Use palavras educadas
Um dos maiores desafios na hora de montar a sua mensagem de cobrança é escolher as palavras certas para a situação. Especialmente levando em conta o seu canal de comunicação, que muitas vezes pode conter caracteres máximos permitidos, limitando assim o uso das palavras.
Porém, você não deve usar isso como uma desculpa para ser insensível ou mal educado. Use palavras mais curtas, seja simples, mas direto, também levando em conta o lado do cliente, confira uma opção:
“[Nome da pessoa], notamos que sua fatura vencerá daqui a 3 dias. Não deixe de pagá-la dentro do prazo para não gerar juros, ok? Estamos à disposição!”
Tenha cuidado com o tom de voz
Um ponto que também está alinhado aos fatores que citamos acima é o tom de voz das suas mensagens de cobrança para cliente. Se a sua relação com seus clientes sempre foi algo mais informal, faça o mesmo durante as mensagens de cobrança, agora se foi algo mais formal, também mantenha o tom na hora de cobrar.
Você precisa ter um certo cuidado para não aparentar ser muito sério e assustar o seu cliente, veja um exemplo de uma mensagem de cobrança formal:
“Prezado cliente, não consta em nosso sistema o pagamento da sua fatura referente ao mês de [mês em questão], no valor de R$XX. Para regularizar sua situação e receber o boleto atualizado, responda SIM a esta mensagem.”
Saiba negociar
Mesmo que o cliente esteja em dívida com você e sua empresa, você não quer perder um cliente, certo? Então procure solucionar o problema do pagamento de uma forma que não afaste o seu cliente. Assim, você terá mais benefícios se ajudar o cliente a quitar a dívida e assim fortalecer a confiança do mesmo em você. Então, você precisa entender o lado do cliente e o motivo do pagamento ter atrasado, depois negociar de uma forma que não prejudique muito nenhum dos dois.
Tenha respeito e discrição
O processo de cobrança é algo constrangedor e embaraçoso para o cliente. Então sempre tente manter a discrição e o respeito pelo mesmo. Não inclua outras pessoas no processo, ao menos que seja extremamente necessário, caso contrário, tente resolver as coisas com quem realizou a compra.
Facilite o pagamento
Você precisa ter a certeza de que o seu cliente saiba como realizar o pagamento e quitar as suas dívidas de maneira fácil. Para isso, você pode enviar junto da mensagem de cobrança o valor, dia do vencimento e o código de barras para realizar o pagamento, veja o exemplo:
“Olá, [nome da pessoa]. Informamos que sua fatura no valor de R$XX vai vencer no dia XX/XX. Use o código de barras abaixo para quitar seus débitos: XXXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX.”
Ofereça um bom atendimento ao cliente
Não é porque o cliente está em dívida com você que o atendimento ao cliente para ele deve ser pior do que para outros. Sempre mantenha a qualidade máxima do atendimento ao cliente.
Disponibilize diferentes formas de pagamento
Uma outra forma de facilitar o pagamento é disponibilizando mais de uma maneira de realizar o pagamento. Você pode conversar com o cliente, entender o seu lado e discutir de que forma seria melhor para ele realizar o pagamento da dívida.
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Como escrever mensagens de cobrança para cliente?
Não existem mensagens de cobrança para cliente que sejam 100% eficazes, já que cada pessoa está em sua própria situação e cada pessoa é única. Assim, para que você possa fazer as melhores mensagens de cobrança para cliente. Abaixo trouxemos um passo a passo que você pode seguir e testar.
Pense na pessoa que vai receber a mensagem
Antes de abrir uma empresa e começar o seu negócio, você provavelmente realizou um estudo para saber quais são os seus clientes e do que eles gostam e não gostam. Então, você pode usar essa informação para ser a base da sua mensagem de cobrança. Dessa forma, você vai saber se a pessoa gosta de ser tratado de uma forma mais informal ou formal, com vocabulário mais rebuscado ou simples, a linguagem ideal para usar e etc.
Escreva uma mensagem alinhada ao tipo de cobrança
Essa mensagem também será enviada em diversas situações além dos casos de inadimplência, como para lembrar que o vencimento está próximo, que ela já está no dia do vencimento ou que a fatura venceu. Ao fazer isso da maneira certa, você garante que o caixa da sua empresa não seja prejudicado, veja como escrever uma mensagem de cobrança para cada caso.
Antes do vencimento
Enviar este tipo de lembrete é uma excelente maneira de fortalecer a comunicação entre ambas as partes. Você estará mostrando que a sua empresa se lembra dele, além de ser uma ótima oportunidade de enviar uma pesquisa de satisfação para saber o que ele pensa dos seus serviços.
No dia do vencimento
Este é um dos piores momentos para você enviar uma mensagem de cobrança para todos os clientes. Caso você envie uma mensagem nesse momento delicado, vai correr o risco de afastar o cliente. Assim, você precisa fazer com tom de voz perfeito. Então, envie uma mensagem lembrando que este é o dia do vencimento e não que ele deve pagar e que está sendo cobrado. Outro ponto importante é que, caso seja um feriado ou aniversário do cliente, não envie a mensagem, o mais provável é que ele ignore.
Após o vencimento
O mais comum é que as pessoas façam a cobrança após o vencimento via telefone, porém essa prática pode gerar constrangimento e afastar o cliente, então cuidado. O mais adequado é que você envie uma mensagem tranquilizadora via e-mail, SMS ou até WhatsApp para o cliente. Ajude-o a se organizar financeiramente e encontrar a melhor maneira de quitar as suas dívidas.
Escolha o melhor canal para o tipo de cobrança
Embora você possa realizar a cobrança por qualquer canal da empresa, o mais indicado é utilizar aquelas que são mais confortáveis para o cliente. Porém, você também deve levar em conta qual é o seu público, se são idosos, então mensagens via e-mail podem ser a pior opção. Outro ponto importante é encontrar o melhor horário para realizar a cobrança, o mais indicado é fazer isso durante o horário comercial.
Use gatilhos mentais
Finalmente, não deixe de usar gatilhos mentais nas suas mensagens de cobrança para cliente. Eles são um incentivos para o cérebro tomar uma decisão de ação, influenciando a pessoa a efetuar logo o pagamento.
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27 modelos de mensagem de cobrança educada para clientes
Mesmo após as nossas dicas, criar as melhores mensagens de cobrança para cliente pode se tornar um grande desafio. Então, trouxemos alguns modelos que você pode usar para se inspirar na hora de montar a sua mensagem de cobrança.
Mensagens de Cobrança por WhatsApp
Esse é um dos aplicativos de mensagens mais usados no momento. Então veja como enviar mensagens de cobrança nesse app:
Antes do Vencimento
“Bom dia, [Nome do Cliente]. Tudo bom? Seu boleto no valor de R$XX,XX vence amanhã. Para facilitar, utilize o número do código de barras para realizar o pagamento: [Código de Barras]. Qualquer dúvida, estou à disposição! [Nome do Funcionário], [Nome da Empresa]”
Após o Vencimento
“Olá, [Nome do Cliente]! Observamos que o pagamento no valor de R$XX,XX referente ao [produto/serviço], com vencimento em [data], ainda não foi realizado. Geramos um novo boleto com o valor atualizado. Qualquer dificuldade, estou aqui para ajudar. [Nome do Funcionário], [Nome da Empresa]”
Aviso de vencimento por WhatsApp
“Bom dia, [nome da pessoa]. Tudo bom?
Seu boleto no valor de R$XX vence amanhã.
Para facilitar a sua vida, utilize o número do código de barras para realizar o pagamento no seu Internet Banking:
Código de barras: XXXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX
Caso tenha qualquer dúvida, basta responder esta mensagem, combinado?
Estou à disposição!
[Nome do funcionário], [nome da empresa]”
Cobrança por WhatsApp após o vencimento
“Olá, [nome do cliente]! Tudo bem? Espero que sim.
Sou [nome do funcionário], da empresa [nome da empresa].
Observei que até o momento o seu pagamento no valor de R$XX, referente a [descrição do produto ou serviço], com vencimento para [data], ainda não foi feito.
Sei que imprevistos acontecem e é normal perder alguns prazos. Por isso, acabei de gerar um novo boleto com o valor atualizado!
Caso você tenha alguma dificuldade para fazer o pagamento ou dúvida, é só responder esta mensagem, combinado?
Conte comigo!
[Assinatura]”
Cobrança por WhatsApp com débito em aberto: Modelo 1
“Olá, [Nome do cliente]. Como vai?
Notamos em nosso sistema que a parcela do mês de [mês em questão] referente a [compra realizada] ainda não foi paga. Podemos te ajudar de alguma forma?
Estamos aqui no WhatsApp para oferecer algumas condições especiais de pagamento. Mande um oi e vamos negociar!
[Nome da empresa]”
Cobrança por WhatsApp com débito em aberto: Modelo 2
“Oi, [nome do cliente]. Como vai você?
Estamos enviando esta mensagem porque ainda não recebemos a confirmação do seu pagamento referente ao mês de [Mês em questão].
Você teve algum imprevisto ou precisa de um novo boleto? Entre em contato e estaremos à sua disposição.
[Nome da empresa]”
Cobrança por WhatsApp com débito em aberto: Modelo 3
“Olá, [nome da pessoa].
Aqui é [nome do funcionário], da [nome da empresa]. Tudo bem?
Ainda não detectamos o pagamento do seu boleto no valor de R$XX, com vencimento em XX/XX/XXXX.
Infelizmente, existe uma multa por dias de atraso. Por isso, utilize o código de barras abaixo para quitar suas pendências ou solicite a 2ª via do boleto respondendo esta mensagem.
Código de barras: XXXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX
O processamento dos pagamentos pode levar até X dias úteis. Se você já realizou o pagamento, desconsidere esta mensagem.
Estou à disposição!”
Cobrança por WhatsApp com proposta de negociação
“Oi, [nome da pessoa]. Como vai?
Consta em nosso sistema que o pagamento do boleto com vencimento em XX/XX/XXX no valor de R$XX, referente a compra do [produto/serviço], está em aberto há X dias. Aconteceu alguma coisa?
A falta de pagamento pode acarretar o cancelamento ou a interrupção dos serviços. Por isso, entre em contato conosco para negociarmos a sua dívida.
Se você já realizou o pagamento, desconsidere este e-mail.
Estamos à disposição!
[Nome da empresa]”
Saiba Mais: Comentários nas redes sociais: duas formas fáceis de responder clientes
Mensagens de cobrança para cliente via SMS
Muito utilizada antes do surgimento do WhatsApp, essa opção pode ser enviada sem a necessidade de internet, porém com limite de caracteres, o que dificulta a comunicação. Veja alguns exemplos que você pode usar para cobrar.
Aviso de vencimento por SMS: Modelo 1
“Olá, [nome da pessoa]! A sua fatura vence amanhã. Utilize o código XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX para realizar o pagamento pelo aplicativo do seu banco e evite multas por atraso. Em caso de dúvidas, entre em contato pelo e-mail financeiro@nomedaempresa.com.br.”
Aviso de vencimento por SMS: Modelo 2
“Bom dia, [nome da pessoa]. O vencimento do boleto referente à compra na [nome da empresa] vence hoje! Efetue o pagamento e garanta seus produtos.”
Aviso de vencimento por SMS: Modelo 3
“Oi, [nome da pessoa]. Como vai? Não se esqueça que no dia XX/XX vence a sua fatura da [nome da empresa]. Pague antes do vencimento e evite juros!”
Aviso de vencimento por SMS: Modelo 4
“Olá, [nome do cliente]! Seu boleto da [nome da empresa] vence hoje. Para facilitar, estamos enviando o código de barras atualizado para pagamento: XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX.″
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 1
“Oi, [nome da pessoa]. Sua mensalidade referente ao mês de [mês em questão] na [nome da empresa] está vencida. Responda gratuitamente com a palavra SIM para receber o código de barras do boleto. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, desconsidere esta mensagem.”
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 2
“Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem? Não identificamos o pagamento do seu boleto referente a [produto ou serviço adquirido]. Responda a esta mensagem com a palavra SIM para receber o código de barras atualizado e não pagar multa. Em caso de dúvidas, entre em contato pelo telefone XXXX-XXXX.”
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 3
“[Nome da empresa] Olá, [nome da pessoa]! Não identificamos o pagamento da sua fatura de [mês]. Houve algum problema? Para facilitar, estendemos o pagamento até o dia XX/XX. Segue o código de barras do boleto atualizado: XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX.″
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 4
“Bom dia, [nome da pessoa]. Não identificamos o pagamento referente ao mês de [mês] do seu cartão [nome da empresa]. Para receber o código de barras do boleto atualizado, responda gratuitamente este SMS com a palavra SIM. Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere a mensagem.”
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 5
“Olá [nome da pessoa]! Você tem um valor em aberto aqui na [nome da empresa]. Que tal nos visitar ou fazer uma ligação para negociarmos essa dívida? Responda SIM a esta mensagem e vamos conversar.”
Cobrança por SMS após o vencimento: Modelo 6
“Olá! O pagamento do boleto no valor de R$XX, com vencimento em XX/XX/XXXX está em atraso. Solicite a 2ª via pelo endereço financeiro@nomedaempresa.com.br ou utilize o código XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX para realizar o pagamento pelo aplicativo do seu banco”.
Cobrança por SMS com débito em atraso: Modelo 1
“Olá! Notamos que seu boleto no valor de R$XX, com vencimento em XX/XX, está pendente. A falta de pagamento pode interromper a prestação de serviços, por isso use o código XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX para pagar pelo aplicativo do seu banco. Em caso de dúvidas, ligue para XXXX-XXXX.”
Cobrança por SMS com débito em atraso: Modelo 2
“Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem? Sua mensalidade de [mês] da [nome da empresa] ainda está em aberto. Aconteceu alguma coisa? Passe aqui no nosso escritório para conversarmos ou ligue para XXXX-XXXX.”
Cobrança por SMS com débito em atraso: Modelo 3
“Bom dia, [nome da pessoa]. Como vai? Seu crediário nas lojas [nome da empresa] está em aberto. Responda 1 para negociarmos.”
Cobrança por SMS com débito em atraso: Modelo 4
“Olá, [nome da pessoa]. Você é um dos melhores clientes da [nome da empresa], por isso gostaríamos de entender o motivo do atraso no pagamento do seu boleto. Ligue XXXX-XXXX e vamos conversar!”
Cobrança por SMS com débito em atraso: Modelo 5
“Olá, [nome da pessoa]. Você tem um valor em aberto aqui na [nome da empresa]. Que tal nos visitar e tomar um cafezinho conosco para negociarmos essa dívida? Responda este SMS com SIM.”
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Mensagens de cobrança para cliente via E-mail
Essa é uma opção para quem quer uma comunicação mais impessoal e formal e é uma ótima alternativa para assuntos mais complexos. Devido a sua grande funcionalidade, você pode usar para realizar cobranças, veja os modelos:
Aviso de vencimento por e-mail: Modelo 1
“Olá, [nome da pessoa]!
Sou [nome do funcionário], da empresa [nome da empresa]. Estou entrando em contato para te lembrar que o vencimento da sua fatura no valor de R$XX está próximo.
Para facilitar, estamos enviando seu código da fatura: XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX.
Se tiver alguma dúvida ou quiser saber sobre seus próximos vencimentos, basta entrar em contato! Responda este e-mail ou nos ligue no número XXXX-XXXX. Estamos disponíveis de [dia e horário de atendimento].
Conte sempre conosco!
[Nome do funcionário], [cargo].”
Aviso de vencimento por e-mail: Modelo 2
“Bom dia, [nome da pessoa]. Como vai?
O boleto no valor de R$XX, referente à compra realizada com a [nome da empresa] vence amanhã. Realize o pagamento em dia e evite multas por atraso.
Utilize o boleto em anexo para pagar pelo Internet Banking, pelo seu app de pagamento, na lotérica ou no banco de sua preferência.
O processamento dos pagamentos pode demorar até X dias úteis. Se você já realizou o pagamento, desconsidere este e-mail.
Se tiver alguma dúvida, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX ou pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
[Nome da empresa]”
Cobrança por e-mail após o vencimento: Modelo 3
“Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem?
Notamos que o pagamento da parcela referente ao mês de [mês em questão] não consta em nosso sistema. O vencimento foi no dia XX/XX.
Entendemos que imprevistos acontecem e podemos perder alguns prazos. É por isso que geramos um novo boleto com o valor e o vencimento atualizados. Ele está aqui no anexo, é só baixar.
Caso você tenha qualquer dificuldade para efetuar o pagamento, não deixe de entrar em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.
Atenciosamente,
[Nome do funcionário], [cargo].”
Cobrança por e-mail após o vencimento: Modelo 2
“Oi, [nome da pessoa]!
Não identificamos o pagamento do seu boleto no valor de R$XX, referente à compra de [produto ou serviço adquirido] realizada com a [nome da empresa].
Mas não precisa se preocupar, estamos enviando o boleto atualizado para que você consiga realizar o pagamento o quanto antes. Basta fazer o download!
Nossa equipe está disponível para sanar todas as suas dúvidas, basta responder este email para ser atendido.
Conte conosco, seguimos à disposição!
[Nome da empresa].”
Cobrança por e-mail com débito em aberto: Modelo 1
“Olá, [nome da pessoa].
Notamos em nosso sistema que o pagamento referente à compra de [produto ou serviço adquirido] ainda não foi efetuado.
Por isso, enviamos este e-mail para te lembrar da importância de realizar o pagamento na data correta. Dessa forma, você evita o acúmulo de juros.
Que tal conversar conosco sobre esse assunto? Estamos disponíveis de [dias e horários de funcionamento], no telefone XXXX-XXXX.
Vamos regularizar a sua situação!
Abraços,
[Nome do funcionário], [cargo].”
Cobrança por e-mail com débito em aberto: Modelo 2
“Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem?
Nós somos a [nome da empresa] e estamos aqui para ajudar você a quitar seus débitos da melhor forma possível.
Acesse nosso site para ver os detalhes da sua dívida e escolha a melhor maneira para se livrar dela. Vamos lá?
[Botão para o site]
Abraços, equipe [nome da empresa]!”
Saiba Mais: Livros para Aprender a Vender: Dicas e Estratégias Eficazes
Cobrar um cliente pode ser um desafio, mas é uma parte essencial para manter o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. Aqui estão algumas estratégias e exemplos de mensagens de cobrança para ajudar a tornar esse processo mais fácil e eficaz.
A abordagem amigável é fundamental para manter uma boa relação com o cliente mesmo durante a cobrança. Uma comunicação clara e respeitosa pode aumentar as chances de sucesso na recuperação de valores pendentes.